2009/07/27

Outlook 當機 未正常關閉

今天遇到User說他的Outlook 當機後總是會做修復工作,一修就是十幾二十分鐘...等到都快要抓狂了,這問題實在是太常遇到了,相信有用Outlook 的人多少都會遇到,信收越兇的越會碰到
其實這是一個很常見的Outlook狀況,總歸下面幾個原因

1. 個人資料夾 *.PST 檔案過大(或是已達極限大小)

Outlook 2000~2002 (Office 2000/XP 內含的)PST檔案最大限制是2GB ,也就是從Outlook內看到的 2,000,000 kb , 但這是郵件的大小實際上應該是看該檔案的實際大小,然而實際大小都會比Outlook 內看到的還要大一些,一旦到達這極限,也就很容易當機或是永遠打不開了(別怕有解法),所以看到大約接近1,800,000就應該要注意了.
不過這個2GB的限制,從Outlook 2003 開始就可以支援到20GB也就是20,000,000kb 不過實測發現,雖然可以突破2GB限制,但是到了4~5GB就很不穩定了.
如果已經超過極限了...通常會出現
1.無法收信 因為PST檔無法再容納任何的信件所以就無法收信(2000/XP 版本)
2.重複寄信給對方 因為你發信同時他會先放在寄件匣,發完信後搬到寄件備份,由於無法搬到計件備份,因為PST 到達極限滿了,所以會留在寄件匣,下次傳送接收時會再寄一次,會不斷地循環直到到PST有空間可以存放為止(2000/XP 版本)
3.開Outlook速度變慢,因為PST檔案越來越大,電腦就需要處理龐大的Mail,時常就沒有回應,這時候就請分割一下PST檔案,讓主要收件的PST檔保持苗條
4.如果是比較舊的XP電腦,很有可能是磁碟機格式問題,早期的電腦有些會採用FAT32格式,這磁碟格式限制是單檔案最大極限是2GB,解決方式就是改成NTFS

要解決或改善此問題

1. 如果還可以開,那請您將不要的信刪除一些,刪除後 記得執行"壓縮"動作
2.建立新的PST檔案,將信件搬移到先的PST 檔案,讓時常工作中的PST 保持精簡的體積,我建議不要超過1GB,記得要執行"壓縮"動作
3.如果不能打開了...請使用微軟的修復工具 SCANPST.EXE 尋找一下C :
4.建議不要存放超過3MB的附件,因為一封信存文字的信大不了1kb~20kb,3MB可以放很多信
5.如果是磁碟格式問題請再執行列下指令 
 convert D: /FS:NTFS   (D: 是要轉換的磁碟機代號)
將它轉為NTFS 就可以突破2GB限制

2.機器效能問題

如果你的記憶體不是很高或是I/O效能不好,那Outlook 處理超過1.5GB 的*.PST檔案時就很容易會處理比較久,也就是硬碟燈不斷的亮,而很容易的造成當機,或是出現沒有回應,此時只有兩個處理方式 繼續等待強制關閉 ,但強制關閉容易造成pst 故障或是下次開啟時Outlook告知該檔案上次未正常關閉,而出現慢長的檢查過程.
Outlook 要跑的順建議您的記憶體要大於256MB,2004年購買以後的機器應該都有512或是1G以上了,比較不需要擔心

3. Outlook 程式本身當機

總和以上兩點再加上微軟的系統就是這樣,常常會無故停擺,有時候停擺時Outlook 動作十分正常,唯獨收發信功能異常,常常正在等客戶的信,幾個小時都沒看到新信或是發出的郵件總是卡在寄件匣,這時才發現原來Outlook 當機了
此時的解法步驟
1. 先關閉Outlook
2. 打開工作管理員,如果裡面還有 OUTLOOK.EXE正在跑請直接終止它
3.再度打開Outlook 繼續使用,應該就正常了
如果以上方式還無法解決,只好重新開關機一次試試看
最後還是保持良好的習慣,多多建立新的pst檔案來分散主要的PST檔案的大小,風險建議是每個pst不要超過1GB,有空也多備份一下這些檔案,畢竟這些檔案都是重要的
相關資料
掃描與修復損壞的 Outlook 資料檔.
http://office.microsoft.com/zh-tw/outlook/HA100758311028.aspx
如何管理 Outlook 2007、Outlook 2003 及 Outlook 2002 中的 .pst 檔案
http://support.microsoft.com/kb/287070/zh-tw

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